【施設運営・実務解説】欠席・キャンセル連絡の記録運用と欠席時対応加算の算定実務

はじめに

児童発達支援や放課後等デイサービス、障害福祉サービスの事業所において、利用予定日に利用者や保護者から欠席の連絡を受けることは日常的な業務です。体調不良、通院、学校行事、家庭の都合など、その理由は多岐にわたります。 現場では、電話対応や送迎担当者への伝達、活動内容の変更といった日々の対応が行われますが、記録の面において「欠席の連絡あり」「欠席時対応加算を算定」といった、請求事務に必要な最低限の確認のみで完結しているケースが散見されます。 欠席やキャンセルに関する記録は、加算の算定根拠となるだけでなく、利用者の心身の状況変化や家庭環境の把握、個別支援計画の見直しの契機となる重要な情報です。 また、行政による運営指導においては、「なぜその日を欠席扱いとし、どのような相談援助を行ったのか」を客観的に説明する根拠書類として厳密に確認されます。したがって、記録の適正な運用は現場の事務処理にとどまらず、事業所のコンプライアンス（不適切請求による返還リスクの防止）と安定した事業運営に繋がる大切な実務となります。 本記事では、欠席・キャンセル連絡の適正な記録の実務と、欠席時対応加算の算定・請求前に確認しておきたい法令上の基準について解説いたします。

１.「利用がなかった理由」の客観的区分と加算の基本要件

利用予定日に利用実績がなかった場合でも、その経緯や理由は一律ではございません。主に以下のようなケースが存在します。

・事前に保護者等から欠席の連絡があった

・当日の朝に体調不良等による急な欠席連絡があった

・送迎に向かったが不在だった

・無断欠席（連絡がなく来所しなかった）

・警報発令や感染症の事業所内流行など、事業所側の判断により利用を見合わせた

これらをすべて単に「欠席」と記録すると、事後的に算定の可否や経緯の検証を行うことが困難になります。特に「欠席時対応加算」を算定する場合、対象となるのは「利用者が、あらかじめサービスの利用を予定していた日に、急病等によりその利用を中止した場合」に限られます。事業所側の都合による休業や、あらかじめ決められていた悪天候による休業等は対象外です。利用がなかった日については、どのような経緯と理由によるものかを明確に区分して記録する仕組みづくりをご検討ください。

２.欠席時対応加算の算定における基本要件（営業日と相談援助）

欠席時対応加算を算定するにあたっては、単純に休みの連絡があった事実だけでなく、以下の法定要件を満たしていることの客観的な記録を残すことをおすすめします。

① 連絡を受けた日時の確認（営業日ベースのカウント）

本加算が算定できるのは「利用予定日の2営業日前（前々日）以降から当日まで」の間に中止の連絡があった場合に限られます。利用予定日の3営業日以上前に事前連絡があった場合は算定対象外となります。実務上留意したいのは、土日等の事業所の休業日を挟む場合は「営業日」ベースでのカウントとなる点です。休業日は算定期間に含まれないため、カレンダー通りの日数計算ではないことにご留意ください。

② 相談援助の実態と客観的な記録

「欠席の連絡を受けた」という受付記録のみでは算定要件を満たしません。行政の留意事項通知においては、「電話等により当該障害児（者）の状況を確認し、引き続き当該サービスの利用を促すなどの相談援助を行うとともに、当該相談援助の内容を記録すること」と規定されています。直接の面会や自宅への訪問等までは要しませんが、「発熱のため欠席との連絡あり。受診を勧め、次回〇日の利用可否について前日までに再度連絡をもらうよう依頼した」といった具体的な支援内容を記録に残すことをおすすめします。

３.同日の他事業所利用とキャンセル料の取扱い

① 同日の他事業所利用の有無と請求の優先度

急病等による利用中止を前提とするため、欠席した当日に、本人が別の障害福祉サービス事業所（放課後等デイサービス等）を利用して報酬を算定している場合は、本加算を算定することはできません。行政のQ&Aにおいても、「利用者の連絡漏れ等により、急遽利用中止となった場合は、A事業所は欠席時対応加算の算定はできない。なお、B事業所（同日に利用した事業所）については、基本報酬等について算定できる」と示されています。他事業所との併用がある利用者については、請求エラーを防ぐための事前の確認体制を整えておくことをおすすめします。

② キャンセル料との同時徴収不可

本加算を算定する場合、食材料費等の実費に相当するものを除き、利用者からキャンセル料を徴収することは制度上認められておりませんのでご留意ください。

４.欠席連絡対応時に記録したい標準項目

欠席・キャンセルの記録は、電話を受けた職員によって記載内容の粒度がばらつきやすい業務です。請求事務や運営指導での確認作業を客観的かつ円滑にするため、所定の記録様式（ケース記録や業務日誌等）に以下の項目を標準化して記載する運用をご検討ください。

・利用者名および利用予定日

・連絡を受けた日時

・連絡手段（電話、メール、アプリ等）

・連絡者（保護者、本人、その他）

・欠席理由

・事業所側で行った相談援助の内容（状況確認、次回利用日の調整等）

・送迎、給食、活動準備担当者への共有状況

・記録者名

なお、欠席理由の記載にあたっては、支援や請求要件の根拠として客観性が担保できる内容に留めます。また、感染症が疑われる場合、怪我や事故、家庭状況の急変などが疑われる連絡については、通常の欠席記録で終わらせず、速やかに管理者やサービス管理責任者（児童発達支援管理責任者）へ報告・共有し、組織として対応するフローの整備をご検討ください。

５.長期欠席・頻発時における個別支援計画の連動と見直し

欠席が長期化・頻発する場合、単なる「利用実績なし」という事務処理に留めず、個別支援計画との整合性を確認する契機とする視点が、運営基準上大切な視点となります。 体調不良が続いている、特定の曜日の欠席が目立つ、保護者からの連絡内容に支援上の課題が見え隠れする場合などは、児童発達支援管理責任者等が状況をアセスメントし、必要に応じて相談支援専門員や学校等の関係機関と連携を図ることをおすすめします。利用者の心身の状況や環境の変化を捉え、個別支援計画の見直しや面談の実施につなげ、その過程を記録として残すことが、適正なケアマネジメント・プロセスの客観的な証明に繋がります。

６.送迎業務の連動と不在時の対応記録

放課後等デイサービス等において、欠席連絡と送迎業務の連動は重要なリスク管理事項です。 欠席連絡を受けたものの、送迎担当者に伝達されておらず予定通り迎えに行ってしまった場合や、送迎予定表では「欠席」となっているにもかかわらず、実績記録票では誤って「利用あり」と入力されているなど、帳票間の不整合は運営指導において記録の不備等として指摘を受ける可能性があるためご留意ください。また、「送迎に向かったが不在だった場合」についても、その後誰に確認を取り、どのような対応のもと欠席扱いとしたのか、事後の経緯を客観的に記録しておくことをおすすめします。

７.請求前確認（レセプト業務）における算定誤りと防止策

月末から月初にかけての請求事務において、欠席・キャンセルに関する確認作業を独立した業務として追加することは、担当者のご負担となる可能性があります。日々の実績記録票と利用予定表の突合を行う既存のフローの中に、「予定があったが実績が入っていない日」のチェックを組み込むことが実務上有効です。この確認において、特に以下の算定誤り（返還事例）やエラーが発生しやすいためご留意ください。

① 連続欠席時における初日のみの相談援助

インフルエンザ等で数日間連続して欠席する場合、初日に欠席連絡を受けて相談援助を行っただけでは、その後の複数日分の欠席時対応加算を一括して算定することはできません。加算を算定する日ごとに、状況確認や相談援助を行い、その都度記録を残すことをおすすめします。

② 月の算定上限回数の超過

欠席時対応加算の算定回数は、原則として「1人につき月4回まで」が上限です。これを超過して請求する過大請求エラーを防ぐため、システムや一覧表で個人の当月算定回数をチェックする仕組みづくりをご検討ください。

③ 混在型事業所における重心児特例の誤認

重症心身障害児を受け入れている事業所において、その月の指定児童発達支援等の延べ利用人数が、利用定員に営業日数を乗じた数の80％に満たない場合、重症心身障害児に限り「月8回まで」算定可能となる特例がございます。しかし、定員充足率が80%未満となった月に、通常の障害児についても誤って8回まで算定してしまうケースが見受けられます。特例の対象は重心児のみである点にご留意ください。

④ 実績記録票の記載と他加算との同時算定エラー

国保連へ提出する実績記録票においては、欠席時対応加算を算定する場合、当該日の「サービス提供の状況」欄等に「欠席」と記載するルールとなっています。この際、欠席しているにもかかわらず誤って「食事提供加算」などを同時に算定してデータ送信すると、国保連の審査においてエラー（例：PT79等）となり返戻の対象となります。欠席扱いの日の記録に、他の加算チェックが残っていないか、請求前に照合することをご検討ください。

まとめ

欠席・キャンセルの連絡は、日々の業務においては定型的なやり取りに見えるものの、その記録は適正な報酬請求の根拠となるだけでなく、利用者の状況把握、関係機関連携、そして運営指導時の客観的な説明資料としての役割を担っています。 欠席時対応加算を算定するにあたっては、連絡の事実だけでなく「営業日ベースで定められた期限内の連絡であるか」「事業所として具体的な相談援助を行い、記録したか」という法定要件を確実に満たす業務フローの構築をおすすめします。 事後の確認作業を特定のスタッフの記憶に頼るのではなく、事業所全体でこれらの項目が網羅される記録様式を整備し、請求前の実績確認の客観的な仕組みとして定着させることが、適正な事業運営を維持する確実な客観的記録（エビデンス）となります。

(参考）【5分で要点】欠席時対応加算における適正な記録の残し方と請求前の確認ポイント