運営指導の通知が届いたら、まず何を見る？｜吹田市・豊中市・寝屋川市の指摘事項から作る最初の確認リスト

はじめに

市役所から「運営指導を実施します」という通知が届くと、管理者が勤務表を出し、サービス管理責任者や児童発達支援管理責任者が個別支援計画を確認し、事務担当者が加算関係の書類を探し始める。

準備は必要ですが、最初からすべてのファイルを開く必要はありません。

先に整理したいのは、今回の運営指導で「何を、どの範囲まで確認されるのか」です。

運営指導では、書類が保管されているかだけでなく、勤務実績と人員配置、個別支援計画と日々の支援、届出内容と実際の運営などが一致しているかも確認されます。

本記事では、吹田市・豊中市・寝屋川市などの運営指導資料や指摘事項を踏まえ、通知が届いた後に確認したい順番を整理します。

１.最初に見るのは「運営指導の通知」

通知が届いたら、実施日時だけでなく、次の項目を確認します。

• 対象となる事業所・サービス

• 実施日時と場所

• 確認対象となる期間

• 事前提出資料

• 当日準備する資料

• 提出期限と提出方法

• 出席を求められる職員

• 個別に指定された確認事項

自治体によっては、通知書のほかに、自己点検表、事前提出資料一覧、当日準備資料一覧などが添付されています。

まずは、これらを一つにまとめ、「誰が・何を・いつまでに準備するか」を決めます。

以前の運営指導で使用した資料だけを見て準備するのは避けた方がよいでしょう。提出書類や確認項目が変更されている場合があるため、今回届いた通知と自治体の最新資料を基準にします。

２.まず「人」を確認する

通知内容を整理したら、最初に確認したいのが人員配置です。

確認対象期間のうち一つの月を選び、次の書類を机の上に並べます。

• 勤務予定表

• タイムカード・出勤簿

• 雇用契約書・労働条件通知書

• 資格証・研修修了証

確認するのは、次の点です。

• 勤務予定どおり実際に勤務しているか

• 常勤・非常勤の区分は雇用実態と合っているか

• 専従・兼務の整理は適切か

• 必要な資格や研修要件を満たしているか

• 休職・退職・勤務時間の変更が反映されているか

勤務表に名前があるだけでは、人員配置を満たしているとは限りません。

実際の勤務時間、担当業務、資格要件まで確認する必要があります。人員配置の不足は、人員欠如減算や加算の算定可否など、報酬請求に影響する可能性があります。

そのため、細かな記録を見る前に、現在の人員配置が基準と実態の両方に合っているかを確認します。

3．利用者を一人選び、支援の流れをつなげる

次は利用者を一人選び、支援開始から現在までを次の順番で追います。

• アセスメント

• 個別支援計画の原案

• 担当者等による会議

• 本人・家族への説明と同意

• 個別支援計画の交付

• 日々の支援記録

• モニタリング

• 計画の見直し

ここでは、個別支援計画がファイルに入っているかだけを見るのではありません。

作成時期は適切か、必要な会議を行っているか、説明・同意の時期はどうか、計画に記載された支援と日々の記録がつながっているかを確認します。

一人分を最初から追うと、事業所全体の支援手順の中で、どの工程が抜けやすいのかが見えてきます。

問題が見つかった場合は、その人だけの問題と決めず、同じ時期に作成した他の利用者の計画にも同様の問題がないかを確認します。

4．運営規程・重要事項説明書・届出内容を照合する

人員配置と個別支援計画を確認したら、次に、次の3種類を用意します。

1. 運営規程

2. 重要事項説明書

3. 指定申請書や変更届の控え

この3種類について、次の項目が一致しているかを確認します。

• 営業日・営業時間

• サービス提供日・サービス提供時間

• 利用定員

• 通常の事業実施地域

• 利用料や食費、材料費などの実費負担額

• 事業所の名称・所在地

• その他、変更届の対象となる事項

例えば、営業時間を変更した後、重要事項説明書だけを修正し、運営規程や変更届は以前のままになっているケースがあります。

また、食費や材料費を見直したにもかかわらず、重要事項説明書に記載された金額と実際の請求額が異なっていることも考えられます。

書類同士を照合した後は、必要な項目だけ、実際の記録で裏付けます。

• 営業日・サービス提供時間
  →業務日誌やサービス提供記録
• 利用定員
  →日々の利用実績
• 通常の事業実施地域
  →利用契約書や送迎記録
• 利用料・実費負担額
  →請求書や領収書

ここで勤務予定表や個別支援計画を改めて確認する必要はありません。職員体制は第2章、利用者への支援は第3章で確認した結果を利用します。

確認する順番は、次の2段階です。

1. 運営規程・重要事項説明書・届出内容が一致しているか

2. 記載内容と実際の運営が一致しているか

ホームページやパンフレットは、運営実態を証明する中心的な書類ではありません。ただし、営業時間や利用料金などの古い情報が掲載されたままになっていないか、最後に補助的に確認しておくとよいでしょう。

5．加算は「届出済み」ではなく「今も算定できるか」

現在算定している基本報酬や加算を一覧にし、加算ごとに次の点を確認します。

• 必要な職員数を満たしているか

• 必要な資格者を配置しているか

• 研修要件を満たしているか

• 必要な計画や会議を実施しているか

• 実際に支援を行った記録があるか

• 利用者ごとの算定要件を満たしているか

「以前、加算届を提出した」ことと、「現在も算定要件を満たしている」ことは別です。

届出時には要件を満たしていても、その後の退職、勤務時間の変更、利用者数の変動、配置体制の変更などにより、算定できなくなっている場合があります。

過去の届出書だけで判断せず、現在の職員配置、勤務実績、支援記録、請求内容までつなげて確認します。

6．虐待防止・身体拘束・感染症・BCPを整理する

虐待防止、身体拘束等の適正化、感染症対策、業務継続計画（BCP）については、研修記録や議事録が一枚あればよいわけではありません。

項目ごとに、次の取組を確認します。

• 指針や計画を作成しているか

• 委員会を必要な頻度で開催しているか

• 研修を実施しているか

• BCPに基づく訓練を実施しているか

• 実施内容を記録しているか

• 結果を職員へ周知しているか

• 必要に応じて指針や計画を見直しているか

必要な取組や頻度は、項目やサービス種別によって異なります。

「前回も同じ方法だったから大丈夫」と判断せず、自事業所に適用される現在の指定基準、通知、Q&A、自治体資料と照合することが大切です。

7．問題が見つかったときの確認順序

準備を進めると、勤務表とタイムカードが合わない、資格証の写しが見当たらない、現在の配置で加算を算定できるか分からない、といった問題が見つかることがあります。

その場合は、見つけた書類から直すのではなく、次の順番で確認します。

①何が起きていたか

当時の勤務状況、支援内容、手続の経過など、客観的な事実を確認します。

②いつから・どこまで影響するか

一日だけの問題なのか、複数月にわたるのか、他の職員や利用者にも同じ問題がないかを確認します。

③請求や届出に影響するか

人員基準、加算要件、過去の報酬請求、変更届などへの影響を確認します。判断に迷う場合は、指定基準、報酬告示、通知、Q&A、自治体資料を確認し、必要に応じて指定権者への照会を検討します。

④これからどうするか

最後に、再発防止の方法を決めます。

• 毎月、勤務表とタイムカードを照合する

• 退職者が出たときは加算への影響を確認する

• 個別支援計画の作成・見直し期限を一覧で管理する

• 変更事項が生じたときの届出確認者を決める

過去の記録については、実際には行っていないことを、後から行ったように作成してはいけません。まず事実を確認し、そのうえで影響範囲と必要な対応を整理します。

まとめ

運営指導の通知が届いたら、最初からすべてのファイルを確認するのではなく、まず通知と添付資料を読みます。

そのうえで、次の順番で確認します。

1. 通知で対象・期間・提出物を確認する

2. 勤務実績と人員配置を照合する

3. 一人の利用者について支援の流れを追う

4. 運営規程・重要事項説明書・届出内容を照合する

5. 現在も加算要件を満たしているか確認する

6. 虐待防止・身体拘束・感染症・BCPの取組を確認する

運営指導で確認されるのは、独立した一枚一枚の書類だけではありません。

勤務実績と人員配置、個別支援計画と日々の支援、届出内容と実際の運営、加算要件と報酬請求が、それぞれつながっているか。

この視点で順番に確認することが、通知が届いた後の最初の準備になります。

(参考）【５分で要点】運営指導まであと1か月｜膨大な書類をどの順番で確認するか