【障がい福祉運営チェック】「この運営で大丈夫だろうか」そんな時は、一緒に確認しませんか。▶ 詳しくはこちらからご相談ください。
はじめに
児童発達支援や放課後等デイサービスの現場では、保護者様のお仕事の都合や、こどもたちの急な体調不良、あるいは学校行事などにより、事前の計画から「利用時間が変更になる（早退・遅刻・延長など）」という場面が日常的に発生します。現場のスタッフの皆様は、こどもたちの安全確保を最優先に日々臨機応変な対応をされていることと存じます。 一方で、毎月の請求事務や行政による運営指導の視点に立つと、「時間の変更」は実務上非常に重要な確認事項となります。日々の支援記録、送迎記録簿、実績記録票の時間が予定表のままになっていたり、変更の理由が記録されていなかったりすると、各書類間に矛盾が生じ、適正なサービス提供の客観的な証明が難しくなる場合があります。 特に令和6年度の報酬改定では「時間区分」が創設されたため、時間の変更が基本報酬や加算の算定に直接影響を及ぼすようになりました。本記事では、時間変更があった当日に、事業所内で確認しておきたい実務ポイントを整理して解説いたします。
１. 令和6年度改定「時間区分」のルールと変更理由の記録
令和6年度より、基本報酬は個別支援計画に定めた標準的な支援時間（計画時間）に応じて、3つの時間区分（「30分以上1時間30分以下」「1時間30分超3時間以下」「3時間超5時間以下」）で算定する仕組みとなりました。当日の利用時間が急遽短縮された場合、最も重要になるのが「誰の都合による短縮か」という客観的な区分です。
- 利用者都合による短縮の場合：こどもの体調不良やご家庭の事情等による早退・遅刻の場合は、原則として当初予定していた「計画時間」が該当する時間区分で算定することが可能です。
- 事業所都合による短縮の場合：スタッフの急な欠勤や車両トラブルなど、事業所都合による短縮の場合は、実際に支援を行った「実利用時間」の時間区分へ下げて算定することになります。
事業所都合で実際の支援時間が30分未満になってしまった場合は、原則として基本報酬自体が算定できなくなります。そのため、「なぜ時間が変わったのか（変更理由）」を客観的に記録に残す手順を整えておくことをおすすめします。「〇月〇日、〇〇様より通院のため16時お迎えに変更の連絡あり」といった連絡受付メモを残すルールをご検討ください。この記録が、「間違いなく利用者都合であった」ことを証明する根拠となります。
２. サービス提供実績記録票の「正しい書き方」
時間が変更になった際、請求業務の入り口として注意したいのが「サービス提供実績記録票」の記入方法です。時間区分導入後の実績記録票の書き方は以下のように整理されています。
- 「開始時間」「終了時間」欄：実際の利用時間（基本報酬だけでなく、延長支援加算の対象時間も含めた全体の滞在時間）を記入します。
- 「算定時間」欄：請求する時間区分と一致する時間（原則として、基本報酬の計画時間）を記入します。
例えば、計画では「3時間の利用」であったお子様が、利用者都合で「1時間」で早退した場合、開始・終了時間は「実際の1時間分」を記入しますが、算定時間の欄には「3時間の時間区分に該当する時間」を記入することになります。 現場の予定表や実績記録票を単に新しい時間で上書きしてしまうと、実利用時間と算定時間の区別がつかなくなり、正しい時間区分での請求ができなくなる場合があります。予定と実績を分けて記録するフローの構築をご検討ください。
３. 延長支援加算の要件確認と時間変更時の対応
予定より利用時間が延びた場合、基本報酬はあくまで「計画時間」での算定となりますが、一定の要件を満たす場合は「延長支援加算」の算定対象となります。
① 延長支援加算の基本要件
延長支援加算は、「基本報酬の最長時間区分（放課後等デイサービスの平日は3時間、休業日および児童発達支援は5時間）の支援に加えて、その前後に延長支援を行った場合」に算定可能です。 算定にあたっては、以下の要件を満たしているかをご確認いただくことをおすすめします。
- 計画での位置付け：あらかじめ個別支援計画に「1時間以上」で設定しておく必要があります。支援の前後に延長を行う場合は、前後それぞれ単独で1時間以上で設定します。
- 人員配置：延長時間帯には、職員を2名以上配置し、そのうち1名以上は指定通所基準により置くべき従業者（児童発達支援管理責任者を含む）であることが必須です。
②時間延長が生じた日の留意ポイント
- 予定より短くなった場合の算定：予定していた延長時間よりも実態が短くなった場合は、「実延長支援時間」に応じて加算の区分を下げて算定します。利用者都合により短くなった場合に限り「1時間未満（30分以上）」の例外区分での算定が可能です。
- 前後の合算ルール：支援の前と後に延長支援を計画しており、利用者都合で実際の時間が短くなってしまった場合、実際の時間を「合計」して該当する区分で算定することが可能です（合計して30分以上であれば算定可能）。
- 基本報酬が算定できない場合：支援開始前に延長支援を行っていたものの、途中で体調不良等により帰宅し、基本報酬が算定される支援が行われなかった場合、延長支援加算のみを単独で算定することはできません（欠席時対応加算の算定をご検討ください）。
- 活動内容の記録：延長時間帯にどのような支援（見守りや休息等）を行ったかを、日々の支援記録に具体的に記載しておくことをおすすめします。突発的な延長であった場合は、その理由（急な残業等）も併せて記録しておくことが算定の根拠となります。
４. 時間変更時に生じる実務イレギュラー対応（Q&A）
現場で発生しやすい時間の変更について、行政のQ&Aに基づく見解をまとめました。
Q1：個別支援計画で14:00～17:00（基本報酬）、17:00～18:00（延長支援）と設定していたが、利用者都合で到着が遅れ、15:00から利用開始となった場合、延長支援はどうなりますか？
A：利用者都合による遅刻の場合、基本報酬は計画に定めた提供時間（3時間区分）で算定できます。延長支援についても、計画で定められている時間を基準として、実際の延長時間（1時間）に基づき算定することが可能です。
※出典：こども家庭庁 令和6年5月2日事務連絡「令和6年度障害福祉サービス等報酬改定等（障害児支援）に関するQ&A VOL.3」問1より
Q2：学校の授業が長引いたため、到着が遅れて実際の利用時間が30分未満になってしまった場合、基本報酬は算定できますか？
A：利用者都合（学校の授業延長や道路渋滞など事業所に起因しない事情を含む）により短くなり、実際の支援時間が30分未満となった場合でも、個別支援計画に定めた提供時間の区分で基本報酬の算定が可能です。
※出典：こども家庭庁 令和6年3月29日事務連絡「令和6年度障害福祉サービス等報酬改定等（障害児支援）に関するQ&A VOL.1」問3より
５. 送迎記録との整合性と人員配置への影響
時間の変更は、送迎業務やスタッフの人員配置にも連動します。行政の運営指導では、複数の書類を見比べる「クロスチェック」が実施されます。「実績記録票の終了時間と、送迎記録簿の出発時間に矛盾がないか」など、記録の整合性が重要となります。時間が変更になった際は、必ず送迎担当者へ正確な時間を伝達する仕組みをご検討ください。 また、お子様の滞在時間が変わることで、事業所内に残るお子様とスタッフの人数に変動が生じます。急な変更があった際にもシフト表と照らし合わせて人員配置基準を満たしているかを確認する体制を整えておくことをおすすめします。
６.個別支援計画の見直しのタイミング
一度だけの早退や遅刻であれば、当日の連絡メモと実績記録の対応で十分です。しかし、「毎週特定の曜日は必ず予定より1時間早く帰る」といった継続的な変更が生じ、個別支援計画に定めた「計画時間」と「実利用時間」が合致しない状態が常態化している場合は、速やかに個別支援計画の見直しを行うことが推奨されています。現場のスタッフ様が時間変更の傾向に気づいた段階で、児童発達支援管理責任者様へ情報が共有され、アセスメントへと繋がる連携ルートの構築をご検討ください。
まとめ
サービス提供時間の変更は、こどもたちへの適切な支援の提供、送迎時の安全確保、法定の人員配置の維持、そして適正な報酬請求という、事業所運営の重要な事項が連動するプロセスです。 時間区分の導入により、「誰の都合による変更か」「実時間と算定時間は何時間か」という客観的な記録の重要性が高まっています。忙しい現場においてすべての書類を同時に修正することは難しいかもしれませんが、「変更の連絡を受けたら所定のメモに残す」「送迎前に実績記録票と送迎記録を見比べる」といった小さな仕組みの定着をご検討ください。日々の丁寧な記録の積み重ねが、適正な事業所運営の基盤となります。
指定申請・運営サポートをご検討中の方へ
サービス内容や進め方についてご案内いたします。