【関西圏対応・初回相談無料】障害福祉サービスの運営指導対策・加算返還リスクの不安は、障害福祉専門の当事務所へご相談ください。
はじめに
障がい福祉サービスや児童福祉サービスの事業所を開設される際、事業運営の最も基本となるルールブックとして「運営規程」を作成し、行政へ提出されたことと存じます。
開所当初は、すべての書類が現場の実態と完全に合致しているはずです。しかし、日々の多忙な運営の中で「利用者様のニーズに合わせて土曜日の営業を始めた」「サービス提供時間を変更した」「管理者が交代した」「実費でいただくおやつ代を変更した」など、事業所の体制には少しずつ変化が生じていくのが自然なことです。
現場での目の前の支援が最優先される中、実際の運営はアップデートされているのに、手元にある書類やホームページの情報が「古いまま」になってしまっているケースは、決して珍しいことではありません。
しかし、行政による運営指導（旧：実地指導）においては、単に「書類が存在するかどうか」だけでなく、「書類に書かれている内容と、実際の現場の運営が合っているか」「利用者に説明している内容と、実際の請求や記録が合っているか」「行政への届出内容と現在の事業所体制が合っているか」という『整合性』が非常に厳しく確認されます。
本記事では、多忙な経営者様や管理者様に向けて、現在の運営の基本となる「運営規程等」を適正に見直し、実態とのズレや後々のトラブルを防ぐための実務上のポイントを整理してお伝えいたします。
１.実務でズレが起きやすい項目と「従業員の員数」の工夫
運営規程と実際の運営状況とのズレは、日常業務の延長線上で非常に起こりやすいものです。特に、営業日・営業時間・サービス提供時間といった項目や、送迎の実施範囲の変更などは、現場で柔軟に対応した結果、書類の修正が後回しになりがちですのでご留意ください。
なかでも見直しをおすすめしたいのが、「従業者の職種、員数及び職務の内容」の記載方法です。 人の入れ替わりが激しい福祉の現場において、運営規程に「生活支援員 〇名」「児童指導員 〇名」と「実人数」を細かく書きすぎている事業所様をお見受けします。この場合、スタッフが1人入職・退職するたびに運営規程と実態がズレてしまい、その都度規程を書き換えるという膨大な事務負担が生じてしまいます。
実は、厚生労働省が示す「手続負担の軽減」に関する方針では、指定基準上必要な員数を満たしている範囲であれば、実人数ではなく「〇人以上」という記載にすることが認められています。
また、従業者の員数に変更が生じた際の「変更届」についても、職員の変動の都度提出するのではなく、１年のうち一定の時期（例えば毎年度末の3月など）に書類を一斉に確認し、変更があればまとめて届出を行う、といった柔軟な運用ルールを設けている自治体も多くございます。
「変更があるたびに毎回届出をしなければならない」という誤解から生じる現場の事務負担を和らげるためにも、こうした制度上の書き方の工夫を取り入れてみることをご検討ください。ただし、管理者やサービス管理責任者（児童発達支援管理責任者）の変更、看護職員等の専門職の配置など、事業所の体制そのものに関わる重要な変更につきましては、速やかな届出が必要となるため、管轄する指定権者のルールを事前にご確認いただくことをおすすめします。
２.運営規程の変更に伴う「重要事項説明書」の見直し
運営規程の内容を見直した際に、意外とセットでの変更が見落とされやすいのが「重要事項説明書」です。 重要事項説明書は、利用者様やご家族がサービスを選び、契約する前に事業所の内容を正しく理解していただくための非常に大切な書類であり、行政のガイドライン等でも「運営規程の内容と整合している必要がある」と明記されています。
運営規程を変更した際は、重要事項説明書の以下の項目が古いままになっていないか、連動してご確認されることをおすすめします。
- 事業者および事業所の概要（名称、所在地、連絡先など）
- 運営規程の概要（営業日時、利用定員、通常の事業の実施地域など）
- 管理者氏名および従業者の勤務体制
- 提供するサービスの内容とその料金
- その他費用の実費徴収額（おやつ代、創作活動費、日用品費、キャンセル料など）
- 秘密保持と個人情報の保護
- 事故発生時・緊急時の対応方法
- 苦情解決の体制と相談窓口の連絡先（前任者の名前のままになっていないか等）
- 第三者評価の実施状況
- 虐待防止のための措置に関する事項
たとえば、「運営規程では実費徴収の内容を見直したのに、重要事項説明書には以前の金額が残っている」という状態では、利用者様に説明し同意を得ている内容と、実際に事業所が行っている内容が一致しなくなってしまいます。「少額だから問題ない」と判断せず、正確に記載することが後々のトラブル防止に繋がります。
３.変更時の「再同意」と計画的なスケジュール
営業日時や利用料金、キャンセル規定など、利用者様の契約に係る重要な項目に変更が生じた場合、重要事項説明書のデータを書き換えて終わりではありません。
新しいルールの適用にあたっては、新規の利用者様だけでなく、すでに契約・利用されている既存の利用者様や保護者様に対しても、改めて変更内容の交付とご説明を行い、文書による同意（再署名等）を得る手順が必要となります。
利用者様全員から同意をいただくには一定の期間を要します。「いつから新しいルール（料金や時間等）を施行するか」をあらかじめ設定し、余裕を持ったスケジュールで計画的に同意を取得する業務フローを組まれることをおすすめします。
４.見落としがちな「掲示物」と「ホームページ」の統一
運営規程と重要事項説明書を最新のものにアップデートした後は、もう一歩踏み込んで、事業所内の「掲示物」や「ホームページ・パンフレット」の点検を行うことが、安定した運営の鍵となります。
運営指導においては、重要事項等を事業所内に掲示しているかどうかも確認されます。主に掲示が必要とされる項目には以下のようなものがあります。
- 運営規程の概要
- 重要事項説明書（またはその概要）
- 事故発生時の対応方法
- 個人情報の保護、従業者の秘密保持に関する措置
- 苦情相談の窓口、苦情解決の体制及び手順
これらは、利用者様やご家族が見やすいように文字を大きくするなどの工夫が求められます。もし壁面への掲示スペースが限られている場合は、これらをまとめたファイル等を用意し、受付など誰でもいつでも手に取って閲覧できる状態にしておく方法も認められています。
また、事業所のホームページは、利用を検討されている方や相談支援専門員が最初に見る「事業所の顔」です。ホームページに記載されている営業時間や送迎範囲が、行政へ提出している最新の届出内容と異なっていると、利用前の段階で誤解を生む原因となり得ます。「行政に出している書類」と「外部へ発信している情報」を常に統一しておく視点が重要です。
５.自治体の「最新様式」とサービス特有の必須記載事項
運営規程や重要事項説明書のベースとなるモデル様式（ひな形）は、各自治体のホームページ等で公開されていますが、これらは法令改正や報酬改定に伴い、定期的に更新されています。
ここでご留意いただきたいのは、「過去に保存したWordファイルのひな形を、ずっとコピーして使い続けない」ということです。 古い様式を使い続けていると、制度改正によって新たに加わった必須項目が丸ごと漏れてしまうリスクがございます。
例えば、就労継続支援A型においては、過去の制度改正により、運営規程に「主な生産活動の内容」「利用者の労働時間」「賃金の額」を記載することが必須となりましたが、古いひな形を使用していたために記載が漏れ、運営指導で指摘を受けるケースが散見されます。
また、近年の改定により、すべてのサービスにおいて「虐待防止のための措置に関する事項」が運営規程の必須項目となっている点にも注意が必要です。事業所内で書類の見直しを行う際は、必ず管轄する自治体（都道府県や指定都市等）の最新の様式ライブラリーを確認し、自事業所の規程と照らし合わせることをおすすめいたします。
まとめ
運営規程や重要事項説明書は、単に許可を取るための形式的な書類ではなく、事業所の「今の姿」を正確に映し出し、利用者様と確かな信頼関係を築くための大切な基盤（ルールブック）です。
日常の支援業務でお忙しい中、すべての書類を常に最新の状態に保ち続けることは決して容易なことではございません。だからこそ、変更が生じた際には「運営規程」「重要事項説明書」「掲示物」「ホームページ」をセットで連動して見直すという流れを、事業所内の仕組みとして定着させることが、結果的に事務負担の軽減と万が一の返還リスク等の防止に繋がります。
自事業所の適正な運営を守り、利用者様へ安心・安全なサービスを提供し続けるために、まずは「現在の書類の記載内容」と「現場の運営実態」にズレが生じていないか、一度ゆっくりと棚卸しをする機会を設けられてみてはいかがでしょうか。
「うちの施設は運営指導に耐えられる？」「加算の要件は満たせている？」
少しでも不安やお悩みがあれば、障害福祉専門の行政書士にご相談ください。